Gästeempfang
Was gehört in die digitale Gästemappe deines Hotels?
Checkliste für Hotels und Gasthöfe: Anreise, WLAN, Frühstück, Restaurant, Dienstleistungen, Kontakte und laufende Pflege der Gästemappe.
Mit den Fragen an der Rezeption beginnen
Notiere einige Tage lang wiederkehrende Fragen, ohne persönliche Gästedaten zu sammeln. Gruppiere sie nach Anreise, Zugang, Frühstück, Zimmer, Essen, Verkehr und Abreise. So entsteht eine alltagstaugliche Priorität.
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Wer das WLAN sucht, möchte nicht zuerst die Geschichte des Hauses lesen. Wer spät ankommt, braucht einen erreichbaren Kontakt und klare praktische Informationen. Platziere diese Antworten früh; Geschichte und Ausflugstipps können eigene, leicht auffindbare Bereiche erhalten.
Die Gästemappe ergänzt die Rezeption. Sie darf persönliche Hilfe nicht verhindern. Vertrauliche Zugangscodes oder interne Informationen gehören nicht auf eine öffentliche Seite.
Die wichtigsten Inhalte vorbereiten
| Bereich | Inhalt | Mögliche Zuständigkeit |
|---|---|---|
| Anreise | Adresse, Eingang, Parkplatz, Empfangszeiten | Rezeption |
| WLAN | Gästenetz und erlaubte Anleitung | Rezeption / IT |
| Frühstück | Ort, Zeiten, Bedingungen, allfälliger Preis | Gastronomie |
| Zimmer | Ausstattung und Hilfe bei Problemen | Beherbergung |
| Restaurant | Name, Öffnungszeiten, Karte, Reservierungskontakt | Gastronomie |
| Spa und Dienste | Leistungen, Bedingungen, Preise, Kontakt | Dienstverantwortliche |
| Abreise | Check-out, Gepäck und Kontakt | Rezeption |
| Umgebung | Verkehr und ausgewählte Ausflüge | Rezeption |
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Frage bei jeder Zeile, ob ein Gast danach handeln kann. «Parkplatz vorhanden» erklärt weder Zufahrt noch Bedingungen. Prüfe auch Feiertage und saisonale Änderungen.
Kurz schreiben, aber die Handlung erklären
Gib zuerst die Antwort, dann die Bedingungen. Fiktives Beispiel zum Anpassen: «Das Frühstück gibt es von 7 bis 10 Uhr im Erdgeschoss. Bei besonderen Ernährungswünschen melde dich bitte am Vorabend an der Rezeption.» Veröffentliche diese Angaben nur, wenn sie deinem tatsächlichen Ablauf entsprechen.
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Vermeide interne Begriffe. Gäste suchen das Restaurant, den späten Check-out oder den Zimmerservice. Verwende die Namen, die auch auf den Schildern im Haus stehen.
Bei kostenpflichtigen Leistungen müssen die Bedingungen verständlich sein. Ist eine Verfügbarkeit zu bestätigen, schreibe das ausdrücklich. Ein Kontaktbutton darf nicht so wirken, als wäre damit bereits eine Buchung erfasst.
Restaurantkarten verknüpfen statt doppelt pflegen
Beschreibe im Guide Ort, Zeiten und Kontakt des Restaurants und öffne von dort die detaillierte Karte. Wenn du dieselben Preise in mehreren Abschnitten wiederholst, steigt das Risiko einer vergessenen alten Angabe.
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Swizee Stay kann veröffentlichte Karten desselben Betriebs öffnen. Der Guide gehört zu Expérience. Ein Hotel kann Stay ohne Restaurantkarte nutzen, ein Restaurant Menu ohne Hotelguide.
Swizee Stay ist kein PMS, kein Buchungsmotor und kein Bestellsystem. Gästeanfragen an das Hotel sind deaktiviert. Präsentiere deshalb weder einen Chat noch eine Bestellfunktion als verfügbare Leistung.
Fasse Gästeinfos in Stay zusammen
Vorschau erstellen →Sprachen an echten Aufgaben prüfen
Behalte eine Referenzfassung und prüfe jede Sprache auf Zeiten, Einheiten, Ortsnamen und Bedingungen. Eine Übersetzung soll den richtigen Eingang oder die richtige Haltestelle auffindbar machen, nicht nur flüssig klingen.
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Für die Schweiz schreibst du Deutsch mit ss. Eigennamen von Restaurants, Strassen und Dienstleistungen sollten wiedererkennbar bleiben. In Französisch passen «guide de séjour» oder «livret d’accueil», auf Italienisch «guida digitale per gli ospiti».
Teste in jeder Sprache drei Dinge: Frühstück finden, richtigen Kontakt öffnen und Restaurantkarte aufrufen. Vorhandene Texte genügen nicht, wenn der Link in die falsche Gästeansicht führt.
Installieren und aktuell halten
Scanne den vorgesehenen Zimmerträger vor dem Seriendruck. Er muss den Hotelguide öffnen, nicht die Restaurantkarte oder eine private Vorschau. Platziere ihn sichtbar und erkläre seinen Zweck kurz. Biete weiterhin persönliche Hilfe für Gäste ohne Telefon an.
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Ordne jedem Bereich eine verantwortliche Person und einen Prüfrhythmus zu. Kontrolliere vor der Saison Zeiten, Kontakte, geschlossene Angebote und Empfehlungen. In Swizee prüfst du den geänderten Entwurf und veröffentlichst ihn anschliessend für die Gäste.
Höre weiter auf die Rezeption. Wiederholt sich eine Frage, ist die Antwort vielleicht unvollständig oder schwer zu finden. Verbessere diesen Abschnitt, statt automatisch noch eine Seite hinzuzufügen. Eine gute Gästemappe macht verlässliche Antworten leicht erreichbar.
Fragen zum Thema
Kann ein Hotel ohne Restaurant Stay nutzen?
Ja. Der Guide kann praktische Informationen und Hoteldienste ohne Restaurantkarte zeigen.
Gehören alle Hotelinformationen in den Guide?
Nein. Priorisiere nützliche Informationen für den Aufenthalt und lasse interne oder vertrauliche Daten weg.
